Panduan pemindahan data dan optimalisasi storage Microsoft 365

Sehubungan dengan perubahan kebijakan yang diterapkan oleh Microsoft mengenai kapasitas penyimpanan Microsoft 365, dengan ini kami sampaikan hal-hal berikut:

  1. Latar Belakang
  • Microsoft menghapus kebijakan fasilitas storage 1 TB per pengguna secara global mulai 1 Agustus 2024.
    ITB akan mulai mengalami kebijakan tersebut efektif terhitung mulai tanggal 1 Januari 2025 pukul 00:00:01 WIB.
  • Imbas dari kebijakan tersebut, penggunaan storage microsoft 365 di ITB saat ini melebihi kapasitas yang tersedia.
  1. Dampak Bagi Pengguna ITB
  • Pengurangan kapasitas storage bagi setiap pengguna penyimpanan Microsoft 365.
  • Pengguna ITB (Dosen, Mahasiswa, Tenaga Kependidikan dan KJP), perlu mengelola file dan data mereka dengan lebih cermat untuk menyesuaikan dengan batas kapasitas penyimpanan yang baru.
  • Jika melebihi batas kapasitas penyimpanan yang ditetapkan, maka SharePoint dan OneDrive akan memasuki fase read-only state (pengguna tidak bisa melakukan pembaruan data).
  1. Solusi yang Dapat Dilakukan:
  • Optimasi Penggunaan Perangkat Penyimpanan Data (Storage) Lokal
    • Simpan file yang sering diakses di storage lokal komputer atau perangkat pribadi.
    • Backup data ke penyimpanan eksternal atau Cloud pribadi
    • Sinkronisasi hanya file penting ITB saja ke Microsoft 365 untuk keperluan kolaborasi dan backup.
    • Hapus file yang sudah tidak diperlukan.
  • Optimasi penggunaan Storage Microsoft 365
    • Pindahkan dokumen, video, dan foto pribadi ke penyimpanan lokal, eksternal atau cloud storage lain untuk menghemat ruang di akun Microsoft 365 sesuai dengan kebijakan kapasitas storage yang baru.
    • Gunakan Storage Microsoft 365 untuk kebutuhan pekerjaan, akademik dan penelitian saja.
    • Hapus file yang sudah tidak diperlukan

Perubahan kebijakan ini memerlukan adaptasi dari semua pengguna Microsoft 365 di ITB. Kami mohon kerjasamanya untuk dapat mengadopsi solusi yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing guna memastikan kelancaran penggunaan layanan Microsoft 365.

Perlu diketahui bahwa setelah tanggal 1 Januari 2025, apabila pengguna masih mengalami kelebihan kuota penyimpanan di Microsoft 365, maka akun akan berada pada kondisi read-only. Artinya, pengguna tidak akan dapat menambahkan file baru dan menerima email hingga ruang penyimpanan memadai.