Panduan pemindahan data dan optimalisasi storage Microsoft 365

Sehubungan dengan perubahan kebijakan yang diterapkan oleh Microsoft mengenai kapasitas penyimpanan Microsoft 365, dengan ini kami sampaikan hal-hal berikut:

1. Latar Belakang

• Microsoft menghapus kebijakan fasilitas storage 1 TB per pengguna secara global mulai 1 Agustus 2024.
  ITB akan mulai mengalami kebijakan tersebut efektif terhitung mulai tanggal 1 Januari 2025 pukul 00:00:01 WIB.
• Imbas dari kebijakan tersebut, penggunaan storage microsoft 365 di ITB saat ini melebihi kapasitas yang tersedia.

2. Dampak Bagi Pengguna ITB
   a. Pengurangan kapasitas storage bagi setiap pengguna penyimpanan Microsoft 365.
   b. Pengguna ITB (Dosen, Mahasiswa, Tenaga Kependidikan dan KJP), perlu mengelola file dan data mereka dengan lebih cermat untuk menyesuaikan dengan batas kapasitas penyimpanan yang baru.
   c. Jika melebihi batas kapasitas penyimpanan yang ditetapkan, maka SharePoint dan OneDrive akan memasuki fase read-only state (pengguna tidak bisa melakukan pembaruan data).
3. Kapasitas Penyimpanan Baru ITB
   a. Berdasarkan kebijakan terbaru, total kapasitas gabungan (pooled storage) yang akan dimiliki ITB adalah sebesar 197.95 TB.
   b. Total penggunaan storage di ITB saat ini sudah mencapai 593.7 TB.
4. Rencana Penyesuaian Kapasitas per Pengguna

Untuk mengatasi penyesuaian kapasitas ini, ITB akan menerapkan penyesuaian kapasitas penyimpanan berdasarkan kategori pengguna sebagai berikut:
1. Dosen : 15 GB
2. Mahasiswa : 5.7 GB
3. Tenaga Kependidikan (Tetap maupun Tidak Tetap): 5 GB

5. Solusi yang Dapat Dilakukan: 
   1. Optimasi Penggunaan Perangkat Penyimpanan Data (Storage) Lokal
      • Simpan file yang sering diakses di storage lokal komputer atau perangkat pribadi.
      • Backup data ke penyimpanan eksternal atau Cloud pribadi
      • Sinkronisasi hanya file penting ITB saja ke Microsoft 365 untuk keperluan kolaborasi dan backup.
      • Hapus file yang sudah tidak diperlukan.
   2. Optimasi penggunaan Storage Microsoft 365
      • Pindahkan dokumen, video, dan foto pribadi ke penyimpanan lokal, eksternal atau cloud storage lain untuk menghemat ruang di akun Microsoft 365 sesuai dengan kebijakan kapasitas storage yang baru.
      • Gunakan Storage Microsoft 365 untuk kebutuhan pekerjaan, akademik dan penelitian saja.
      • Hapus file yang sudah tidak diperlukan.
   3. Melakukan pembelian Storage Microsoft 365 tambahan secara mandiri
      • DTI akan memfasilitasi pembelian storage Microsoft 365 tambahan bagi civitas yang membutuhkan. Mekanisme pembeliannya akan disampaikan kemudian.

Perubahan kebijakan ini memerlukan adaptasi dari semua pengguna Microsoft 365 di ITB. Kami mohon kerjasamanya untuk dapat mengadopsi solusi yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing guna memastikan kelancaran penggunaan layanan Microsoft 365.